Diagnóstico y modelo para el departamento de compras – “Facultad de Odontología UDEA”

Abstract

El área de Compras de la Facultad de Odontología de la Universidad de Antioquia cuenta con tres almacenes descentralizados ubicados en tres clínicas denominadas A, B, C los cuales suministran de forma manual los insumos a los estudiantes de pregrado, posgrado y programas especiales con la finalidad de ofrecer servicios a la comunidad. En la presente consultoría se expone un análisis y una propuesta de solución a una situación problemática manifestada por la Oficina de Apoyo Administrativo en el área compras de la Facultad de Odontología de la Universidad de Antioquia (U de A), que hace que los insumos se adquieran según las necesidades de los almacenes y no por la demanda del servicio, dado que se debe mantener el nivel de inventario, incluso por marcas, lo que ha dificultado obtener proveedores sustitutos con diferentes alternativas de mercado en relación a la calidad, precio y tiempos de entrega. Se realiza un diagnóstico interno y externo del área de Compras de la Facultad de Odontología mediante la aplicación de modelos que permitan identificar la situación real y su entorno. Esta información en conjunto con las aspiraciones de la alta dirección sirve como insumo para diseñar un modelo que permita la estandarización de las operaciones que se desarrollan en el área de compras.

El objetivo general es: Diseñar un modelo de compras para la Facultad de Odontología de la Universidad de Antioquia, que permita un proceso eficiente, mediante un diagnóstico integral. Como objetivos específicos se tienen: • Diagnosticar el entorno bajo el modelo PESTEL, complementado con las Cinco Fuerzas de Porter que permitan la caracterización del ambiente externo. • Realizar diagnóstico interno del área de compras bajo la perspectiva de Análisis Estructural, para la validación del estado actual del mismo. • Socializar los hallazgos con el área de compras, para la construcción de las premisas que permitan el desarrollo de la propuesta. • Diseñar un modelo de estandarización de procesos para el área de compras, que permita la solución de los puntos críticos dentro del proceso de compras. • Evaluar financieramente la propuesta del modelo para el área de compras mediante su flujo de caja descontado, que permita la confirmación de su viabilidad. • Sensibilizar la propuesta con las personas implicadas en el área de compras, que permita una adecuada implementación.

El desarrollo de esta actividad se realiza en tres fases, la unión de estas fases garantiza el logro de los objetivos específicos. En la primera fase, con la necesidad de identificar el problema preliminar se adopta una metodología de análisis del entorno en el que opera el área de compras de la facultad, haciendo uso del Marco Pestel, en el que se analizan las influencias políticas, económicas, sociales, tecnológicas, ecológicas y legales. Mediante este modelo se identifican los Motores Clave de Cambio o influencias que redefinen la dinámica del entorno global. Esto se contrasta con el análisis de la cadena de valor de la Facultad a partir del análisis de las Cinco Fuerzas de Porter. Se continúa con un diagnóstico interno aplicando el modelo de análisis estructural. El propósito de este ejercicio es conocer el comportamiento general del área de compras, a través de la caracterización de sus partes y la interacción entre las mismas. Con los hallazgos de los diagnósticos externo e interno se construye un diagnóstico integral, el cual se socializa con el área de compras. Con base en esta información, en la segunda fase se implementa un modelo para el área de compras de la Facultad de Odontología bajo las siguientes alternativas sugeridas: • Diseñar unas políticas de compras apoyadas en la legislación existente para la contratación de servicios y compras de insumos de la Universidad Pública. • Efectuar una clasificación de los proveedores basada en la metodología ABC, con la finalidad de obtener los proveedores que cumplan con los parámetros de calidad, precio y tiempo de entrega u otras variables que la facultad considere. • Construir una Matriz de Kraljic, la cual clasifique los materiales en: Palanca, no críticos, cuellos de botella y estratégicos. • Con el resultado que arroje el proceso de clasificación de materiales según Kraljic se procede con el diseño del modelo estratégico para compras odontológicas (MECO), con la finalidad de estandarizar de forma eficiente los tres almacenes. Una vez aprobado el modelo se calculan sus costos de implementación y se realiza evaluación financiera para validar la viabilidad del proyecto. Como tercera fase y con el objetivo de garantizar el éxito en la ejecución del modelo, éste se socializa con toda el área de compras de manera que cada colaborador comprenda su rol en la consecución de las metas y se comprometa a alcanzarlas.